La gestion immobilière n’est jamais de tout repos. Même si un immeuble est rempli de locataires modèles, il doit tout de même être entretenu périodiquement, sans compter que les accidents sont inévitables.
Une bonne gestion ne consiste pas à éviter les problèmes, mais plutôt à les régler efficacement. L’absence d’un lien direct entre vous, vos locataires et votre équipe peut sérieusement entraver les communications au sein de votre immeuble. Vous devez être en mesure de les joindre facilement, et vice-versa.
Justement, c’est exactement ce que la solution Communication de Building Stack vous propose.
Sur sa plateforme de messagerie unifiée et dotée d’outils de collaboration pratiques, Building Stack accélère la résolution des problèmes. Si vous avez trop souvent invoqué les excuses ci-dessous, alors notre forfait Communication est parfait pour vous.
« Désolé, votre message est passé inaperçu. »
Votre boîte de réception se fait envahir chaque jour : messages de vos collègues, coordonnées de locataires potentiels, invitations à des événements exclusifs, factures et j’en passe. À travers ce fouillis, la demande de votre locataire qui a besoin d’une clé de rechange risque de ne pas avoir l’attention qu’elle mérite.
Building Stack propose un système de billets qui regroupe toutes les demandes de vos locataires au même endroit. Ainsi, au lieu de parcourir vos appareils à la recherche de courriels, de textos et de messages vocaux, vos conversations sont proprement rangées sur notre plateforme, peu importe d’où proviennent les messages. Les nouvelles demandes sont clairement indiquées jusqu’à ce qu’un membre de votre équipe les lise; les tâches en attente sont donc faciles à repérer.
« Avez-vous des mises à jour sur cette demande? »
Nul besoin d’actualiser votre boîte de réception sans arrêt, au cas où quelqu’un vous aurait répondu. En réglant les notifications de Building Stack à votre guise, vous serez immédiatement avisé de la création ou de la mise à jour d’un billet. Vous pouvez être notifié par courriel, texto, message vocal, notification push ou toute combinaison de ces choix.
Chaque personne a ses propres habitudes, et c’est pourquoi chaque utilisateur peut régler ses préférences de notification pour son compte et pour chaque billet. Vous pouvez même indiquer les heures auxquelles vous ne voulez pas être dérangé, de façon à ne pas être réveillé en plein milieu de la nuit parce qu’un locataire a besoin d’aide pour changer une ampoule.
« Est-ce que quelqu’un a avisé le locataire? »
Il existe deux types de billets sur la plateforme Building Stack. Les billets employés sont uniquement visibles à l’interne, tandis que les billets locataires peuvent aussi être transmis à des locataires ou créés par ceux-ci.
Les locataires ajoutés à un billet peuvent voir les messages et les mises à jour relatives au problème. Ils peuvent envoyer leurs questions ou commentaires, et bien sûr, ils sont notifiés des mises à jour en temps réel, comme vous.
Avec un système de communication aussi transparent, vos locataires savent exactement ce qu’il se passe à chaque étape de la résolution du problème. Vous n’avez pas besoin de jouer les messagers, et personne ne vous demande comment avancent les réparations.
« Vous avez écrit la semaine dernière, mais j’ai seulement reçu votre message aujourd’hui. »
En tant que personne-ressource pour vos locataires, vous devez souvent trier les demandes et les transmettre au membre de votre équipe responsable du problème, ce qui vous tient occupé une bonne partie de la journée. Et si vous êtes absent? Les problèmes ne peuvent pas toujours attendre aussi longtemps. Heureusement, ce triage initial peut désormais être fait sans votre intervention.
L’assignation automatique de Building Stack distribue les billets à vos employés en fonction de leur catégorie et de leur niveau de priorité. Par exemple, vous pouvez assigner tous les problèmes de la catégorie « dégâts d’eau » à votre plombier, et toutes les demandes « urgentes » au concierge qui habite l’immeuble pour accélérer leur traitement.
Ainsi, vous pouvez partir en vacances l’esprit tranquille, en sachant que les billets entrants seront assignés à la bonne personne, que les réparations iront bon train, et que vos locataires resteront satisfaits.
« Avons-nous écrit au sous-traitant par rapport à ce problème? »
En plus des messages de vos collègues, un billet présente également un statut et un sous-statut qui indiquent l’état du problème dès le premier coup d’œil, depuis la liste des billets.
Le statut vous aide à repérer les billets non lus, ceux qui sont en cours de traitement et ceux qui ont été résolus. Le sous-statut vous donne des détails sur les mesures prises pour régler le problème.
Il s’agit d’un moyen simple et rapide de s’informer sur le progrès de votre équipe sans ouvrir chaque billet un à un. De plus, vous savez qui appeler si un problème est sur la glace depuis trop longtemps.
« Je croyais que ce problème était déjà réglé. »
Dès qu’une demande est complétée, vous pouvez définir le statut du billet correspondant comme Réglé, et celui-ci sera déplacé vers la section Billets archivés de la plateforme. En conséquence, votre liste de billets actifs ne sera pas remplie de problèmes déjà réglés. Vous voyez toutes les demandes pour lesquelles une action est requise, et rien d’autre.
Les billets archivés ne sont jamais supprimés de la plateforme, et vous pourrez toujours les consulter à des fins de suivi. Ils sont sauvegardés dans une liste distincte que vous pouvez rechercher, trier, filtrer et exporter.
« Je ne sais pas où est mon collègue en ce moment; il lui faudra peut-être beaucoup de temps pour se rendre à votre immeuble. »
Il est parfois difficile de connaître l’emplacement de vos coéquipiers lorsqu’ils passent leurs journées sur la route pour aider des locataires. Si vous vous demandez souvent qui serait la personne la mieux placée pour aller inspecter un problème, activez la géolocalisation* dans l’application Building Stack.
La géolocalisation utilise le capteur GPS du téléphone de vos employés pour vous montrer leur emplacement sur une carte. Vous pouvez même définir un horaire pour que les employés ne soient pas visibles sur la carte en dehors de leurs heures de travail.
Si vous recevez une demande de réparation urgente, vous pouvez rapidement dépêcher la personne la plus près de l’incident, ce qui réduit les déplacements inutiles tout en optimisant l’efficacité de votre équipe.
Avec la solution Communication de Building Stack, vous pouvez enfin cesser d’expliquer pourquoi les problèmes n’ont pas été réglés, et vous concentrer sur leur solution!
*Vérifiez toujours les lois locales et assurez-vous d’obtenir l’autorisation de vos employés avant d’activer la géolocalisation sur Building Stack. Les employés seront toujours avisés qu’un utilisateur suit leur emplacement.
Êtes-vous à la recherche d’une façon de réinventer les communications entre vos coéquipiers et vos locataires? Demandez une démo gratuite de Building Stack!